Tietosuojaseloste

Päivitetty 17.4.2024
SR Huolto Oy
sami@srhuolto.fi
Y-tunnus: 2986503-2
Osoite: Pellonkierronkatu 2, 13500 Hämeenlinna

Tämä tietosuojaseloste selvittää miten käsittelemme henkilötietoja.

Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita.

Rekisterin nimi

SR Huolto Oy:n asiakas-, tilaus-, laskutus- ja markkinointirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyyn tulee olla lakisääteinen peruste. Käsittelemme henkilötietoja suostumuksen, sopimuksen, rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen, elintärkeiden etujen suojaamisen, rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun mukaan.

Rekisterin tarkoitus on asiakasyhteydenpito, asiakas- ja kauppasuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä käyttö raportointi- ja tilastollisiin tarkoituksiin. SR Huolto Oy käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisteriä ei luovuteta yrityksen ulkopuolisille tahoille.

Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen.

Noudatamme henkilötietojen suhteen seuraavia vaatimuksia:

• a) niitä on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi ("lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys");

• b) ne on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla; myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei katsota 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti yhteensopimattomaksi alkuperäisten tarkoitusten kanssa ("käyttötarkoitussidonnaisuus");

• c) henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään ("tietojen minimointi");

• d) henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä ("täsmällisyys");

• e) ne on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten; henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti, edellyttäen että tässä asetuksessa vaaditut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet on pantu täytäntöön rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi ("säilytyksen rajoittaminen");

• f) niitä on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta, käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia ("eheys ja luottamuksellisuus").

Rekisterin sisältämät tiedot

Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

• - Asiakkaan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus.

• - Yritys-, yhdistys- ja yhteisöasiakkailta lisäksi yrityksen nimi ja y-tunnus.

• - Asiakasryhmätiedot, alennusluokka ja muut asiakaskohtaiset lisätiedot.

• - Laskutusosoite ja muut laskutustiedot.

• - Mahdollinen suostumus lähettää suoramarkkinointia.

• - Tiedot asiakkaan tilauksista, toimituksista ja palautuksista.

• - IP-osoitetieto tai muu tunniste.

• - Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto, kuten esimerkiksi yhteydenottopyynnön tarkoitus tai toive tilauksen toimitusajasta.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuta eteenpäin paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy kun asiakas rekisteröityy palveluun, tekee tilauksen, tilaa suoramarkkinointia tai tekee ostoksen. Asiakassuhde voidaan aloittaa myös asiakkaan pyynnöstä esim. puhelinkeskustelun perusteella.

Sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointi) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti.

Anonyymi verkkoanalytiikka

Anonyymin verkkovierailua koskevan tiedon keräämiseen voimme käyttää seuraavia työkaluja ja palveluita:

• Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/

• Google Remarketing: https://support.google.com/adwords/answer/2453998?hl=en

• Facebook Pixel: https://www.facebook.com/business/a/facebook-pixel

Rekisterin suojaus

Rekisterin tiedot säilytetään Accountor Finago Oy:n Procountor-järjestelmässä. Accountor Finago Oy vastaa järjestelmän toteutuksesta, tietoturvasta, rekisterin ylläpidosta ja tietojen varmuuskopioinnista. Rekisterin kaikkia tietoja säilytetään ja käsitellään samassa rekisterissä (ts. yhdessä tietokannassa). Järjestelmään pääsy on suojattu käyttäjien henkilökohtaisilla salasanoilla sekä vahvalla tunnistautumisella.

Vaitiolovelvollisuus

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Asiakastietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamista varten kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan kun asiakas voidaan katsoa SR Huolto Oy:n asiakkaaksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan SR Huolto Oy:n asiakastietorekisteristä. Poistamme henkilötiedot pyydettäessä ilman aiheetonta viivytystä tai viimeistään kun ne eivät enää ole tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus ja vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinulla oikeus pyytää tietojen korjaamista, käsittelyn rajoittamista tai poistamista lain sallimissa puitteissa. Tee pyyntö lähettämällä sähköpostia yllä ilmoitettuun yrityksen osoitteeseen.

Tietosuojaselosteen muuttuminen

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.